Privacy- en Cookieverklaring

In deze verklaring wordt aangegeven hoe Tennisvereniging Malden omgaat met de gegevens die zij verwerkt en op welke wijze de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en verwante regelgeving wordt toegepast. Deze verklaring kan van tijd tot tijd door ons worden aangepast. Wij raden dan ook aan deze privacy-en cookieverklaring regelmatig te lezen.  

Verantwoordelijke

Verantwoordelijke van deze privacyverklaring en de daarin opgenomen verwerkingen is:

Tennisvereniging Malden
Zwenkgras 35
6581 RK Malden

Kvk: 40145184

Tennisverenging Malden maakt gebruikt van de website op het adres https://www.tvmalden.nl

Verder worden de navolgende sociale media gebruikt:

Deze verklaring ziet niet op websites of accounts van derden die door middel van hyperlinks met onze website zijn verbonden of waar naar op onze website wordt verwezen. Wij kunnen niet instaan dat deze websites/accounts op een betrouwbare en veilig manier met persoonsgegevens omgaan. Tennisvereniging Malden draagt geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor dergelijke websites/accounts. Aangeraden wordt om de privacy- en cookieverklaring van die derden te lezen voor verder gebruik daarvan te maken.

De vereniging heeft geen functionaris voor de gegevensbescherming. De verantwoordelijkheid voor de verwerking van gegevens valt onder het bestuur. Bij vragen of klachten kunt u zich daartoe wenden. Persoonsgegevens worden verwerkt met inachtneming van de statuten en de daarin opgenomen doelstellingen dan wel de door het bestuur en/of de algemene ledenvergadering goedgekeurde redenen.

Persoonsgegevens

Bij gebruikmaking van onze lidmaatschappen, diensten, website of accounts bij sociale media maar ook het betreden van het tennispark, clubhuis of gebruik faciliteiten kan je gegevens met ons delen. Dit kunnen ook persoonsgegevens zijn.

De volgende persoonsgegevens van een betrokkene kunnen mogelijk worden verwerkt:

  • Personalia
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens (ouders/voogd)
  • Pasfoto
  • Telefoonnummer(s)
  • E-mailadres(sen)
  • Bankgegevens
  • Bondsgegevens (nummer, rating)
  • Clubnummer
  • Ip-adres waarmee de website wordt bezocht
  • Programmatuur waarmee de website wordt bezocht

Wij verwerken, indien nodig, ook gegevens van personen jonger dan 16 jaar. Dit kan alleen met toestemming van een ouder of voogd. Door ons kan niet altijd vooraf worden gecontroleerd of die gegevens met toestemming zijn verstrekt (zoals bezoek aan website). Indien vermoed wordt dat gegevens van een persoon jonger dan 16 zonder toestemming zijn verwerkt, dan verzoek wij u vriendelijk dit bij ons onder de aandacht te brengen.

Grondslag

Tennisvereniging Malden verwerkt persoonsgegevens alleen indien daartoe één of meerdere rechtsgeldige redenen (grondslagen) bestaan. Een grondslag kan onder andere zijn het aangaan van een lidmaatschap (contractuele verbintenis/overeenkomst), een gerechtvaardigd belang of toestemming van de betrokkene.

Eventuele momenten of redenen van verwerking kunnen bijvoorbeeld zijn:

  • Bezoek website
  • Betreden Tennispark/Clubhuis
  • Aanmelding als lid
  • (laten) versturen specifieke informatie (gebruikersnaam, wachtwoord, etc.)
  • Afhangen van een baan
  • Samenstellen ledenlijst
  • Verzenden van facturen voor vergoedingen
  • Aanmelding voor training of competitie
  • Versturen van algemene informatie (nieuwsbrief e.d.)
  • Versturen van enquêtes
  • Beantwoorden van vraag via het contactformulier op de website
  • Het versturen van (elektronische) post aan de vereniging
  • Inplannen (bar)dienst
  • Vermelding website
  • Contact opnemen in specifieke gevallen
  • Vaststellen korting abonnement (studie, voldoen aan barverplichting, etc.)

Wees er van bewust dat op ons tennispark voor promotie- en/of publicatiedoeleinden foto’s/video’s kunnen worden gemaakt. Die foto’s of video’s kunnen persoonsgegevens bevatten (personen herkenbaar vastleggen). Voor het maken of publiceren daarvan is toestemming nodig. Bij minderjarigen zal toestemming (moeten) worden gevraagd aan de ouder/voogd.

De toegang tot het clubhuis wordt mede bewaakt met behulp van camerabeelden. Ook wordt voor de toegang (en afsluiten van) het clubhuis (en intern voor toegang tot de bestuurskamer en Baan 9) gebruik gemaakt van cardreaders in combinatie met de persoonlijke KNLTB-pas. Feitelijk gebruik van de cardreaders wordt tijdelijk vastgelegd (gelogd) in een geautomatiseerd systeem. Voornoemde combinatie van maatregelen zijn bedoeld om het (on)rechtmatig betreden en (on)geoorloofd gebruik van het clubhuis vast te leggen en/of te beperken. Daarmee wordt beoogd de veiligheid van personen en bewaking van eigendommen te realiseren. De gegevens worden niet voor een ander doel gebruikt en worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk. De toegang tot deze gegevens is beperkt en beschermd.

Delen van informatie met derden

Wij verstrekken zonder toestemming van betrokkene alleen informatie aan derden indien dat voor de uitvoering van de overeenkomst gebruikelijk of noodzakelijk is of op grond van de wet verplicht is. Tennisvereniging Malden is als tennisclub aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond (KNLTB). Voor de uitvoering van de overeenkomst zijn wij genoodzaakt om persoonsgegevens uit te wisselen met de KNLTB. Dit is onder andere nodig voor aanmelding als bondslid om een KNLTB-pas te verkrijgen (ook noodzakelijk voor het openen van het clubhuis), het reserveren van een tennisbaan, het spelen van een toernooi of competitie en het verwerken van speelresultaten.

Verder maken wij in ons clubhuis gebruik van een kassasysteem dat toestaat dat leden met hun KNLTB-pas elektronische betalingen kunnen verrichten. Dat systeem wordt beheerd door een derde. Gebruikmaking van dat systeem is facultatief.

Op een afgesloten gedeelte van de website kunnen leden de ledenlijst (met beperkte persoonsgegevens) van onze vereniging raadplegen. Deze ledenlijst is een gebruikelijke methode om leden met elkaar in contact te kunnen brengen. Leden kunnen het delen van bepaalde gegevens via hun eigen profiel toestaan of weigeren. 

Voor inschrijving voor bepaalde evenementen of activiteiten (zoals training) kan gebruik worden gemaakt van digitale formulieren van derden. Getracht wordt om dat gebruik voor derden zoveel als mogelijk anoniem te laten plaatsvinden.

Indien wij gegevens verstrekken aan derden dan borgen wij de veiligheid van die gegevens en toepassing door verwerker van de AVG door middel van een (verwerkers)overeenkomst of een geheimhoudingsverklaring. 

Gegevens worden alleen dan aan verwerkers buiten de Europese Unie verstrekt indien die verwerkers zich bevinden in een land dat een vergelijkbaar of beter niveau van gegevensbescherming kent dan de Europese Unie.

Beveiliging en duur opslag

Gegevens worden door of namens Tennisvereniging Malden bewaard op basis van een adequate beveilig(sniveau), rekening houdende met de stand van de techniek. Personen hebben alleen toegang tot gegevens indien dat noodzakelijk is. Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. Niet-geanonimiseerde gegevens worden in ieder geval niet langer dan twee jaar na het einde van een lidmaatschap bewaard, tenzij voor het langer bewaren een wettelijke grondslag bestaat of daarvoor toestemming is gegeven.

Cookies

Op onze website wordt gebruik gemaakt van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een website op je computer, tablet of mobiele telefoon plaatst op het moment dat je de website bezoekt. In deze cookies wordt informatie over jouw websitebezoek opgeslagen, zoals bijvoorbeeld inloggegevens.

Functionele en analytische cookies (bijv. ten behoeve van het inlogproces) plaatsen we altijd en zijn nodig om de website goed te laten werken. Deze cookies hebben weinig impact op je privacy en worden anoniem ingezet.

Niet-functionele cookies worden alleen geplaatst na toestemming. Op de website verschijnt een melding (‘cookiebar’) om die toestemming al dan niet te geven. In de browser waarmee de website of sociale accounts van Tennisvereniging Malden worden bezocht kun je (ook) op voorhand zelf instellen of en wanneer je dergelijke cookies wel/niet wilt accepteren.

De cookies waarvan wij gebruik maken zijn: 

  • Google analytics (statistieken website)
  • Facebook Connect (voor de Facebook-widget)
  • Twitter Button (voor de Twitter-widget)

Wij adviseren je de privacy-verklaringen van Google, Facebook en Twitter te lezen om te weten wat zij met deze gegevens doen. 

Rechten betrokkene

Betrokkene hebben het recht om inzage te krijgen in de gegevens die van hen zijn verwerkt, om gegevens te laten wijzigen, af te schermen, te verwijderen en eventuele eerder gegeven toestemmingen voor verwerking in te trekken, tenzij de AVG zich hiertegen verzet.

Bij gebruikmaking van onze lidmaatschappen of het inroepen van rechten kunnen wij vragen om een afschrift van een geldig identificatiemiddel. Het advies is om op dat afschrift het BSN-nummer af te schermen en op het afschrift het doel/de reden daarvan te vermelden alsook de datum van afgifte. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld de KopieID-app voor gebruiken. Ook kan gevraagd worden voor het verstrekken van een ander bewijsmiddel, bijvoorbeeld een studiebewijs. Daarvoor geldt hetzelfde.

Klachten

Wij verzoeken je bij vragen/klachten eerst contact op te nemen met het bestuur van onze vereniging. De actuele contactgegevens (of betrokken personen) staan op de website vermeld. Mocht om wat voor reden dan ook de afhandeling daarvan niet naar wens zijn, dan kan bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht worden ingediend.

Deze verklaring is voor het laatst aangepast: september 2019